Blogi

Mitä tiimiorganisaatiolla tarkoitetaan?

Tiimiorganisaation johtaminen

Organisaatioista puhuttaessa on tapana ja tarkoituksenmukaista erottaa toisistaan sen rakenne ja toimintaprosessit. Organisaatiorakenteen katsotaan tavallisesti muodostuvan seuraavista osatekijöistä: tehtävärakenne, raportointi- ja ohjaussuhteet sekä koordinointijärjestelmät. Rakennemielessä organisaatioita kuvataankin usein nk. organisaatiokaaviolla. (Vanhala 2002,188) Tiimiorganisaatioita voitaisiin kuvata esim. verkosto-organisaationa tai verkko-organisaationa (Vanhala 2002,192; Helakorpi 1996,97), jolloin perinteisestä hierakisesta pyramidimallista on siirrytty verkkomalliin.

Tiimiorganisaatio pitääkin sisällään fokuksen muuttumisen organisaatiossa, hierarkisesta ajattelusta prosessiajatteluun. Kyseessä on siis lähinnä toimintamalli organisaatiossa. (Vanhala 2002,210)

Perinteisen hierarkisen organisaation on koettu johtavan epäluottamukseen ja haluttomuuteen ottaa riskejä, yksiköiden väliseen kilpailuun, johdolle keskittyneeseen päätöksentekoon sekä lisääntyneeseen riippuvuuteen johdosta ja esimiehistä. (Sarala 2000,16) Koska tiimiorganisaatiossa on usein purettu juuri väliportaan hierarkiatasoja, jäljelle jää organisaation koosta ja toiminnasta riippuen ylin johto ja tiimit.

Koulu tiimiorganisaationa?

Perinteisesti koulua on johdettu hyvinkin hierarkisesti. Kuntaorganisaatio kaiken kaikkiaan on mielestäni hierarkinen organisaatio, jossa yksittäisillä osastoilla ei juurikaan ole todellista valtaa päättää omista asioistaan. Kouluissa on yleensä yksi tai kaksi rehtoria, jotka viime kädessä päättävät asiat. Valta ja vastuu on yksin heillä, edes opettajankokouksella ei ole mitään todellista päätösvaltaa. Opettajista on saatettu koota ”tiimejä”, mutta näille on yleensä ylhäältä annettu tehtävä ja taloudellinen resurssi, joskus jopa tapa, jolla tehtävät tulee suorittaa. Vaikka kouluyhteisöissä puhutaan tiimeistä, ei kyseessä useinkaan ole oikea tiimiorganisaatio, vaan enemmänkin hierarkinen organisaatio, jossa on erilaisia työryhmiä.

Jotta tiimityöskentely olisi tehokasta ja tiimeistä kehittyisi edellä mainittuja hyvin toimivia, huipputiimejä, johtamisen laadun täytyy olla korkea. Tiimien johtaminen ei ole käskemistä, eikä valvontaa vaan valmentamista ja valtuuttamista. (Helakorpi 1996,107)

Tiimityöskentelyyn liitetään termit osallistuva johtaminen ja jaettu vastuu. Katzenbach ja Smith (2003) tiivistävät tiimin johtajan keskeiset tehtävät seuraavaan kuuteen kohtaan:

  1. Pidä päämäärä tavoitteet ja toimintamallit asianmukaisina ja mielekkäinä
  2. Kasvata sitoutumista ja luottamusta
  3. Vahvista tiimiläisten taitotasoa ja taitojen monimuotoisuutta
  4. Hoida suhteita ulkopuolisiin ja raivaa tieltä esteet
  5. Tarjoa kaikille mahdollisuuksia
  6. Työskentele aidosti tiimissä

Huuskon (2007) tiimityötaidoista esille nostamat vuorovaikutustaidot ovat erityisen tärkeitä, kun tiimi itse toimii työnjohtajana. Näistä vuorovaikutustaidoista erityisesti vastuunottokyky, organisointikyky ja johtamistaidot nousevat keskiöön.

Meidän koulussa opettajatiimin toimintaa on harjoiteltu viiden syksyn ajan. Sen lisäksi, että toimimme opettajatiiminä toteuttaen tiimijakson, on meillä jokaisella opettajalla ”valmennettavanamme” tuolla jaksolla myös omia tiimejä, joiden tiiminjohtajina me toimimme. Keskeisiä tehtäviämme ovat seuraavat:

Tiimiohjaus pitää sisällään juurikin tavoitteiden asettelua yhdessä tiimin kanssa, tiimin sitoutumisen sparrausta ja tiimiläisten vahvuuksien esille nostamista. Tiimityöskentely on haastavaa sekä opettajille itselleen, että meidän nuorille lukiolaisille. Palaan tiimiopettajuuteen vielä myöhemmin omassa postauksessa.

Mikäli kouluissa haluttaisiin viedä tiimiorganisaatiomallia eteenpäin ja kehittää tällä tavoin koulua työyhteisönä, täytyisi seuraavien menestyksellisten tiimiorganisoidun koulun ominaispiirteiden olla kunnossa:

  1. Tarvittavat päätökset voidaan tehdä asianomaisella organisaatiolla ja kullakin tasolla on oma johtamisjärjestelmänsä.
  2. Erikoistehtäviin voidaan nimetä asian parhaiten osaavat opettajat ja jokaisella opettajalla on monipuolinen työ.
  3. Monipuoliseen työhön kuuluu opetuksen suunnittelua, opetusta, kehittämisprojekteja, edustustehtäviä ja omaan jatkokouluttautumiseen liittyviä tehtäviä.
  4. Lisäksi vuorovaikutuksen täytyy tapahtua vapaasti ja joustavasti kaikkien kouluorganisaation osapuolten välillä.

Kun tavoitteena on opetuksen jatkuva kehittäminen, näillä keinoin koulusta kehittyy systeemi, joka on avoin, orgaaninen ja moniarvoinen. (Helakorpi 1996, 155)

Oppiva organisaatio ja tiimin oppiminen

Tiimi on pieni ryhmä ihmisiä, joilla on toisiaan täydentäviä taitoja ja jotka ovat sitoutuneet yhteiseen päämäärään, yhteisiin suoritustavoitteisiin ja yhteiseen toimintamalliin. Ryhmä kokee olevansa myös yhteisvastuussa suorituksistaan. (Katzenbach ja Smith 1993, 53) Sekä Senge (1993, 10), että Sydänmaanlakka (2007, 51) kokevat, että oppiva tiimi on oppivan organisaation perusyksikkö. Senge menee jopa niin pitkälle, että hän väittää, että mikäli tiimi ei opi, ei organisaatiokaan opi.

Tässä postauksessa en vielä lähde paneutumaan tiimien muodostamiseen tai tiimien johtamiseen, vaan keskityn siihen, mitä lukemassani kirjallisuudessa sanotaan tiimien oppimisesta. En myöskään ota kantaa siihen, onko tiimiorganisaatio hyvä vai huono. Pidän kuitenkin omaa oppimisnäkemystäni jollain tavalla sosiokonstruktivisena ja tästä syystä näen ryhmässä oppimisessa, tiimioppimisessa, erittäin suuria mahdollisuuksia.

Tiimioppiminen on prosessi, jossa tiimi hankkii uusia tietoja, asenteita, kokemuksia ja kontakteja, jotka johtavat muutoksiin tiimin toiminnassa. Tiimin oppimiskehä voidaan esittää seuraavasti:

Tiimityöskentelyssä lähtökohtana on yhteisen ymmärryksen luominen. Senge (1993, 10) käyttää Isaacsin termiä ”dialogue” eli dialogi (tästä lisää myöhemmin). Kaikki alkaa siis tiimin yhteisellä keskustelulla, jossa tarkoituksena on löytää tiimin yhteinen ymmärrys. Missä olemme? mihin olemme menossa? mikä on päämäärämme? mitä vahvuuksia ja mitä heikkouksia meillä on? Tiimillä pitää siis olla yhteinen ”kieli”, jolla keskustellaan. Kuten tiimimääritelmässä todetaan, tiimillä on yhteinen päämäärä. Tämän kirkastamiseksi tarvitaan keskustelua.

Tiimin oppimisen edellytyksenä siis on, että tiimillä on yhteiset tavoitteet, toimintamallit ja jaettu vastuu. Olennaista on myös tiimin hyvä ryhmähenki. Tiimin oppiminen tarkoittaa sitä, miten hyvin tiimi kykenee yhdistämään yksittäisten jäsentensä osaamista. Tiimin osaaminen ei siis ole vain yksittäisten jäsentensä summa, vaan enemmän. (Sydänmaanlakka 2007, 52)

Toiminnan jälkeen tiimin on tärkeää arvioida toimintaansa pystyäkseen parantamaan tuloksiaan. Tiimityöskentelyn arviointi voi keskittyä tavoitteiden määrittelyyn, tulosten arviointiin, työnjakokysymyksiin ja tiimin toimivuuden arviointiin. Arvioinnissa voidaan käyttää apuna listaa arvioitavista asioista:

  1. jäsenet, tiimissä tarvittava osaaminen
  2. tarkoitus ja tavoitteet
  3. toimittajat ja asiakkaat
  4. toimintaedellytykset ja avaintehtävät
  5. ohjaus ja pelisäännöt
  6. onnistumisen mittarit ja kehityssuunnitelma (Sydänmaanlakka 2007, 108)

Omassa työyhteisössäni olen jo usemapana syksynä saanut olla osana tiimiä, jonka tarkoituksena oli järjestää tiimioppimisen menetelmiä hyödyntävä jakso lukion opiskelijoille (#tiimijakso). Meitä on noin seitsemän opettajan tiimi ja opetamme kaikki eri aineita, joten sitä kautta meillä on toisiamme täydentäviä taitoja. Olemme myös selvästi erilaisia persoonia, joten meistä löytyi suunnitteluun, ideointiin, tekemiseen, ym. tarvittavia tiimiläisiä.

Tiimijaksomme kestää 7 viikkoa ja käytämme joka viikko aikaa palautteeseen ja tiimin arviointiin. Meillä ei ole vielä ollut käytössämme yllä mainittua listaa opiskelijoiden kanssa, vaan keskityimme joka viikko vähän eri asiaan arvioinnissamme. Seuraavassa kuvassa on esimerkki yhden viikon arviointipohjastamme. Yhden tiimijakson toisella tiimijaksoviikolla arvioinnin kohteena oli tiimin ja tiimiläisten vahvuudet sekä mahdolliset kehityskohteet.

Palautekeskustelussa nousi esille hyviä asioita kuten: kaikki ovat aina paikalla, kukin on saanut keskittyä omiin vahvuuksiinsa, tiimihenki on loistava, nauramme paljon jne. Toisaalta löysimme myös kehitettävää: kaikki eivät aina osallistu tasapuolisesti, joskus joku yrittää päsmäröidä eikä anna muille aikaa ajatella, palaveriajat ovat liian lyhyitä.

Kaiken kaikkiaan minusta juurikin tuo palauteen merkitys korostui tiimityöskentelyssä. Moilanen (2002, 209) kirjoittaa, että oppimisen mittaaminen tai arviointi voi tuntua vähemmän tarkoituksenmukaiselta asialta liiketoimintaa harjoittavan yrityksen mielestä. Asia pitäisi kuitenkin nähdä aivan toisin. Mitä enemmän opittavaa on, sitä enemmän pitäisi kiinnittää huomiota siihen, miten oppiminen sujuu. Hyvä oppija tuntee ja tietää itsensä, oman työnsä ja pystyy ottamaan opiksi erilaisista asioista ja tilanteista. Tämä sama pätee siten myös tiimityöhön. Hyvä tiimi tuntee itsensä, oman työnsä ja ottaa opiksi.

Palautejärjestelmien rakentaminen on organisaatiolle erittäin tärkeä taito. Oikea-aikaisen palautteen antaminen ja saaminen voivat estää monta ongelmaa tai ainakin ne voivat mahdollistaa ongelmien nopean ratkaisun. Palaute on kaiken kasvun ja kehityksen edellytys. (Sydänmaanlakka 2007,60)

Yksilön oppiminen oppivassa organisaatiossa

Oppiminen on tietojen, tietojen, asenteiden, kokemusten ja kontaktien hankkimista, jotka kaikki johtavat muutokseen yksilön toiminnassa.

Oppiminen on taito, jota voidaan kehittää läpi elämän, eikä sen pidä rajoittua vain työympäristöön. Kuten edellisessä postauksessa totesin, kaikki vaikuttaa kaikkeen. Yksi mahdollinen työkalu yksilön oppimisen tueksi on Ritva Rannan (2005, 35) tiedostamisen tasot:

Ympäristö tarkoittaa paikkaa, jossa elämme ja ihmisiä, joiden kanssa elämme ja työskentelemme. Ympäristötekijät määräävät ulkoiset rajoitteet ja mahdollisuudet ja niillä on suuri merkitys työviihtyvyyteen. Pohdittavia kysymyksiä ovat mm. Mitä ympäristön vaatimia muutostarpeita meillä on? Tukevatko ulkoiset olosuhteet henkilösuhteita ja muutosta?

Käyttäytyminen on reagointia yhteisön ja ympäristön tilanteisiin ja ihmisiin. Tähän kuuluvat tietoiset teot ja ajatukset. Omaa suhtautumista voi pohtia esimerkiksi kysymysten: mitä kehitettävää omissa toimintatavoissani on? tai näenkö omat virheeni?

Kyvyt vastaa kysymykseen miten? ja ne ohjaavat käyttäytymistämme ja antavat sille suunnan. Taidot, joita olemme käyttäneet paljon, ovat muuttuneet tavoiksi ja hiljainen tieto tärkeä osaamisemme voimavara. Kykyjemme avulla luomme itsellemme strategian ja toimintatavat. Kysymällä mitä osaan? miten voin kehittää osaamistani? miten osaamiseni tukee yrityksen strategiaa? voimme pohtia oman osaamisemme kehittämistä.

Lopuksi päästään uskomuksiin, arvoihin ja identiteettiin. Uskomukset ja arvot tuottavat vahvistuksen omalle toiminnalle, määritämme niiden avulla ne tavat, joita käytännössä toteutamme. Omien arvojen pohtiminen on tärkeää, sillä organisaation ja yksilön arvot eivät saa olla ristiriidassa. Jos näin on, henkilöstön huonovointisuus on ensimmäisiä oireita. Omien arvojen pohtimisen jälkeen voidaan pohtia, mitkä ovat ne keinot, joilla voimme lisätä asiakkaiden, henkilöstön ja johdon hyvinvointia. Miten saamme koko organisaation toimimaan yhdessä hyväksyttyjen toimintamallien mukaan? Kun tuntee työnsä arvokkaaksi, haluaa tehdä sen hyvin. (Ranta 2005, 35-40)

Etsimällä uusia näkökumia tiedostamisen tasojen avulla voidaan löytää ratkaisumalleja muutokseen, joita ei ole aiemmin huomattu tai tultu ajatelleeksi. Edellä kuvattuja kysymyksiä voitaisiin kouluorganisaatiossa käydä yhdessä vaikka opettajankokouksessa tai kehityskeskusteluissa. Jokaisen työntekijän omalla vastuulla on omasta kehittymisestään huolehtiminen ja johdon vastuulla on antaa tätä työtä varten aika ja muut tarvittavat resurssit. Kun työyhteisössä jokainen yksilö on päässyt alkuun oman oppimisprosessinsa kanssa, voidaan miettiä, olisiko tiimeistä lisätukea organisaatiomme kehittymiseen.

Oppiva organisaatio ja itsensä johtaminen

Peter Senge (1993) ja Sydänmaanlakka (2007) pitävät tärkeänä seuraavia viittä seikkaa kun puhutaan oppivasta organisaatiosta: systeemiajattelu, itsensä johtaminen, sisäiset toimintaa ohjaavat mallit, yhteinen visio ja tiimioppiminen.

Lindström (2002,55) taas antaa seitsemän periaatetta, jotka ovat oppivan organisaation taustalla.

1. vapaa vuorovaikutus eri tasojen ja ryhmien välillä, organisaation yhteisten käytäntöjen sisällä ja välillä
2. verkostoitunut tieto ja kokemus
3. jatkuva toiminnan parantaminen
4. oppiva ohjaus ja jaettu visio
5. avoin dialogi
6. jatkuva muuntuminen
7. proteaaniset psykologiset sopimukset, eli jatkuvasti muuttuvat haasteet otetaan vastaan ja oppiminen on elämänpituista.

Kun tiivistän kaikki edellä mainitut periaatteet muutamaan pääkohtaan ja lisään kaavioon ajatuksia yksilön työyhteisötaidoista, saan aikaiseksi kuvan, joka itselleni selventää hieman sitä, miten monipuolisesta ja moniulotteisesta asiasta on kyse oppivassa ja kehittyvässä organisaatiossa.

Koska uskon vahvasti siihen, että kukin työyhteisö on osiensa, eli yksilöiden summa, täytyy mielestäni nämä työyhteisötaidot ja näin ollen työyhteisön toimivuus linkittää tähän oppivan organisaation käsitteeseen.

Sydänmaanlakka (2007, 55) määrittelee oppivan organisaation näin ”Oppivalla organisaatiolla on kyky jatkuvasti sopeutua, muuttua ja uudistua ympäristön vaatimusten mukaisesti: se oppii kokemuksistaan ja pystyy nopeasti muuttamaan toimintatapojaan”. Hänen mukaansa kaikki organisaatiot ovat oppivia organisaatioita. keskeistä onkin se, miten nopeasti ja ketterästi organisaation muuttuu.

Organisaatiossa jonka parhaiten tunnen, koulussa, painitaan juurikin tällä hetkellä tämän asian kanssa. Yhteiskunnasta nousevat vaatimukset muuttuvat niin nopeasti, että koulu ei tunnu pystyvän muuttumaan niin ketterästi kuin olisi tarpeen. Muutoksen vaatimukset aiheuttavat kahdenlaista reaktiota. Toiset koulut ryhtyvät aktiivisesti muuttamaan toimintatapojaan, sekä yksilötasolla, että organisaatiotasolla ja toiset vetäytyvät bunkkereihinsa ja vastustavat muutosta. Molemmat reaktiot ovat aivan luonnollisia.

Vaikka omassa lukiossa onkin hyvä tilanne, niin minua kiinnostaa pohtia, miten koulusta tehdään ketterä oppiva organisaatio, joka aktiivisesti itse kehittyy ja kehittää. Koska opettajalla on perinteisesti erittäin suuri autonomia oman työnsä suunnittelussa ja toteutuksessa, seuraa tästä väistämättä se, että organisaation kehittyminen on suuresti yhteydessä yksilön kehittymiseen.


Systeemiajattelun mukaan (Senge 1993, 7) kaikki vaikuttaa kaikkeen, eli millä tahansa tasolla tehty muutos vaikuttaa koko systeemiin. Tästä syystä on tärkeää, että jokainen yksilö uskoo muutoksen mahdollisuuteen ja siihen, että oma panos muutokseen on merkittävä.

Ihmisen sisäinen, omista lähtökohdista alkuunsa saava motivaatio on kaiken perusta. Se antaa mahdollisuuden tuntea onnistumista ja pätevyyttä työssään. Sisäinen motivaatio varmistaa tehtävään sitoutumisen ja muutosprosessiin liittyvien asioiden omaksumisen. Aktiivinen osallistuminen ja tekeminen saa suuremman arvon kuin varsinainen lopputulos. (Moilanen 2001, 127)

Työyhteisössä tavoitteellisuuden hyödyntäminen on yksi keino rakentaa sisäistä motivaatiota. Eli juurikin oma sisäinen johtajuus ja sen vahvistaminen auttavat yksilöä kehittymään ja oppimaan ja näin ollen koko organisaatio oppii. ”Organizations learn only through individuals who learn. Individual learning does not guarantee organizational learning. But without it no organizational learning occurs” (Senge 1993, 139)

Oppiva organisaatio – koulu?

Oppivan organisaation periaatteet ovat viime vuosina olleet keskeinen tapa korostaa organisaatioiden kehittämistä ja kehittymistä. Se on saanut myönteisen vastaanoton sekä tutkijoiden, että kehittäjien piirissä. Sen katsotaan tuovan myönteisen vaihtoehdon hierarkkisten ja byrokraattisten organisaatioiden aiheuttamiin ongelmiin. Perusajatus on, että nykyisessä voimakkaasti muuttuvassa työelämässä vain oppiva organisaatio säilyy hengissä ja on kilpailukykyinen. (Lindström, 2002, 53.)

Miten tämä sitten liittyy kouluun ja omaan työhöni? Kuten tiedätte, olen päivätöissä koulussa, tarkemmin lukiossa ja vielä tarkemmin Ylöjärvellä. Mitäpä sitä salaamaan, se on kaikkien helppo googlettaa muutamassa minuutissa. No, meidän koulumme voisi olla malli esimerkki oppivasta organisaatiosta koulun tasolla. Koska sijaitsemme Tampereen naapurikunnassa, täytyy meidän olla kilpailukykyisiä verratuna Tampereen houkutuksiin.

Ja mehän olemme! Tänä syksynä pyöritimme viidettä kertaa keksimämme Tiimijakson (lue lisää koulun omasta blogista) ja aloitimme valtakunnallisena yritäjyyslukiona. Kumpaakaan näistä ei olisi voinut tapahtua, ellemme olisi rohkeita ja oppivia. Elleivät meidän opettajamme olisi valmiita jatkuvaan muutokseen.

Jatkuva muutos vaatii myös yksilöltä paljon. Työ on jatkuvaa oppimista ja kehittymistä. Työn luonne muuttuu yksikertaisista tehtävistä moniulotteiseen, prosessimaiseen työhän. Ylhäältä tuleva kontrolli vähenee ja yksilön oman vastuunoton merkitys kasvaa. Peräänkuulutetaan yrittäjämäistä työotetta, esimiehen toimiessa enemmän valmentajana kuin työnjohtajana. (Sydänmaanlakka, 2007, 27)

Muutosten hallintaan ja kehittymiseen pyrkivässä organisaatiossa yksilöt ovat keskeisessä asemassa muutoksen tekijöinä, näin ollen johdon ja esimiehen on todella ymmärrettävä yksilöiden oppimisen arvo ja opeteltava johtamaan alaisiaan oppivina yksilöinä. Johtaminen kattaa kaikki ne toimenpiteet, joilla alaisia autetaan onnistumaan. Tällaisia toimenpiteitä ovat mm. yksilön perusluonteen ymmärtäminen, yhteinen tavoitteenasettelu, motivaatioperustan rakentaminen, oppimisen esteiden analysointi ja poistaminen, oppimisen keinojen valinta ja arviointi. (Moilanen, 2001, 123)

Seuraavat postaukset jatkavat tätä samaa teemaa: Miten yksilö toimii, jotta organisaatio oppii? Miten tiimi toimii, jotta organisaatio oppii?